Pesan Terselebung Dalam Gelas SPMP Pak John

Oleh : Eri B Santosa
CC Klaster 5 Bali

Pada waktu menjelang penutupan Lokakarya Pengembangan Kapasitas LPMP dalam Penjaminan dan Peningkatan Mutu Pendidikan dilaksanakan dalam 2 putaran. Untuk putaran 2 di klaster 5 dilaksanakan mulai hari Senin 8 Juni – 12 Juni 2009 di Hotel Aston Denpasar ada dua momen yang cukup unik, yaitu dibagikannya gelas yang merupakan hadiah dari pak John dan penjelasan Rencana Aksi dari Koordinator Klaster.

Apanya yang unik ? Bukankah sudah menjadi sesuatu yang lumrah manakala ada sesuatu produk tertentu menghadiahkan gelas ? Produk Rinso sering menghadiahkan gelas pada konsumennya. Sabun Daia sering juga menghadiahkan gelas pada konsumennya. Lalu apanya yang unik ?

Gelas pemberian pak John bukan gelas sembarang gelas. Suatu gelas yang istimewa. Bukan berarti keistimewaannya kalau digunakan untuk menyedu kopi tanpa gula akan manis dengan sendirinya. Bukan . . . bukan itu. Bukan berarti keistimewaannya bahwa gelas itu mampu merebus air mentah dengan sendirinya. Bukan . . . bukan itu. Bukan berarti keistimewaannya kalau dituangkan racun akan menjadi madu. Bukan . . . bukan itu. Keistimewaannya gelas tersebut adalah : 1. Tulisannya : "Quality is Every Body’s Bussiness". 2. Gelas putih sering dijadikan perumpamaan ketika Pak John menjelaskan “Standar – Komponen – Indikator”. Dengan perumpamaan gelas Pak John menjelaskan tentang QA & QI. Sesuai dengan materi lokakarya yang lalu, QA adalah serangkaian proses yang saling terkait dan sistem untuk mengumpulkan, menganalisis dan membuat laporan tentang data tentang kinerja dan mutu dari tenaga, program dan lembaga pendidikan. Proses QA mengidentifikasi hal-hal yang telah dicapai (areas of achievement) dan prioritas-prioritas peningkatan mutu (quality improvement); memberikan data untuk pengambilan keputusan berbasis data; dan membantu membangun budaya peningkatan mutu berkelanjutan.

Apanya yang unik materi yang dipresentasikan CC terkait penjelasan Rencana Aksi ? Yang cukup unik, CC bukan hanya menjelaskan tentang jadwal pengumpulan Rencana Aksi, pengumpulan laporan mingguan & pengumpulan Tugas Pengembangan, tetapi mengkorelasikan Rencana aksi dengan QA & QI.
Pada proses penyelesaian Rencana Aksi 1, Data menunjukkan bahwa yang mengumpulkan tepat waktu sebanyak 6 kelompok (37,5 %) dari 16 kelompok LM & QA. Pertanyaan yang menggelitik adalah, apanya yang salah ? Mengapa hanya mencapi 37,5 % ?
Guna memperkuat data yang ada, diberikanlah instrumen yang menanyakan, apakah mereka kesulitan dalam penyusunan Rencana Aksi ? Yang menjawab kesulitan sebanyak : 55,55%. Pertanyaan yang menggelitik adalah, apanya yang salah ? Mengapa tingkat kesulitan dalam penyusunan Rencana Aksi mencapai 55,55 % ?

Apakah ini merupakan QA ? Mari kita lihat batasan QA diatas. Proses QA mengidentifikasi hal-hal yang telah dicapai (areas of achievement) dan prioritas-prioritas peningkatan mutu (quality improvement); memberikan data untuk pengambilan keputusan berbasis data; dan membantu membangun budaya peningkatan mutu berkelanjutan. Apakah angka 37,5 % dan 55,55 % adalah suatu data ?
Suatu pertanyaan yang muncul adalah, bagaimana supaya dalam pelaksanaan Rencana Aksi 2 dapat meningkat ? Untuk menjawab pertanyaan itu berarti harus ada keberanian melihat kekurangan-kekurangan atau kesalahan-kesalahan di masa mempersiapkan putaran 1. Kalau orientasi kita pada kualitas, maka kesalahan bukan sesuatu yang memalukan, kesalahan bukan aib dan kesalahan bukan sesuatu yang harus ditutup-tutupi. Justru kalau berorientasi pada kualitas, maka kesalahan harus dicari, kesalahan harus ditemukan dan kesalahan harus dianalisa.

Sebelum saya melanjutkan tulisan saya ini, secara jujur pencapaian 37,5 % dan 55,55 % adalah kesalahan dan tanggung jawab seorang CC. Justru karena tanggung jawab itulah jawaban dicari.
Dari perenungan yang ada, ditemukan beberapa kemungkinan faktor penyebab sehingga pengumpulan rencana aksi tepat waktu hanya mencapai 37,5 % & kesulitan pembuatan Rencana Aksi mencapai 55,55% adalah sbb :

1.Presentasi CC yang tidak gamblang
Rencana aksi disampaikan oleh Konsultan & CC. Kesulitan dalam mengerjakan tugas dimungkinkan karena penjelasan CC tidak jelas. Hal ini disebabkan karena CC tidak mempersiapkan diri dalam mempersiapkan materi yang akan dipresentasikan. Bukannya CC mau mencari pembenaran, namun CC mendapatkan Format Rencana Aksi pada hari Senin, sementara presentasi dilaksanakan hari Selasa malam.
Disisi lain, sekali lagi bukan mencari pembenaran, faktanya menunjukkan bahwa kegiatan tersebut segala “tetek bengeknya” dilaksanakan dan menjadi tanggung jawab CC, karena tidak ada panitia yang lain. Namun, apapun alasannya, dibolak-balik sampai bolak, kesimpulannya tetap, bahwa CC tidak gamblang dalam menjelaskan rencana aksi.

2.Tugas Pengembangan tidak dipresentasikan
Dalam menyusun rencana aksi dalam rangka tugas pengembangan, salah satu kunci pokok adalah keterpahaman pertanyaan-pertanyaan dalam Tugas Pengembangan.
Pemahaman ini sangat penting karena :
a.Memberikan gambaran apa yang akan dikerjakan,
b.Mampu membuat langkah- langkah penyelesaiannya
c.Mampu menafsir bobot tugas tiap nomor
d.Mampu mendistribusikan pada anggota
e.Mampu mengestimasi penyelesaian waktu.
Dalam putaran 1, tugas pengembangan ini kurang atau mungkin tepatnya tidak dibahas. CC hanya mengutarakan jadwal kapan rencana aksi dikumpulkan dan kapan laporan mingguan dikumpulkan seperti apa yang secara eksplisit tertulis dalam materi rencana aksi.

3.Materi tugas yang tidak gamblang
Seperti telah diuraikan di atas, bahwa secara eksplisit apa yang tertulis dalam materi Rencana Aksi adalah tagihan pengumpulan rencana aksi dan tagihan laporan mingguan. Namun dalam perjalanan waktu CC yang membingungkan ini menagih agar kelompok LM & QA mengumpulkan tugas. Yang mungkin perlu dipertanyakan adalah, mengapa CC meminta supaya Tugas Pengembangan kelompok LM & QA dikumpulkan ? Jawabannya adalah, bukankah yang akan dipresentasikan pada awal putaran 2 nantinya adalah Tugas Pengembangan ?

4.Pertanyaan dalam tugas pengembangan tidak gamblang
Ada kemungkinan ini hanya keterbatasan persepsi penulis yang menyatakan bahwa pertanyaan dalam tugas pengembangan tidak gamblang sehingga dimungkinkan multitafsir atau membingungkan. Sekali lagi, bahwa hal ini kemungkinan hanya pesepsi penulis, jadi terlalu subyektif untuk diulas lebih lanjut.
Benjamin Franklin mengatakan, ”Seseorang dengan kemampuan biasa-biasa saja bisa mencapai hal-hal yang besar di masyarakatnya jika dilengkapi dengan perencanaan yang baik.”
Hal ini sejalan dengan slogan atau kata-kata bijak yang sering kita temui, yaitu : ”Jika Anda gagal menyusun rencana, maka yang sebenarnya Anda lakukan adalah Anda menyusun rencana untuk GAGAL,”
Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan pelaksanaan. Rencana me-rupakan jembatan penghubung masa kini dan masa depan atau posisi saat ini dengan posisi yang akan datang yang diharapkan. Perencanaan yang baik me-rupakan seni membuat hal yang sulit menjadi sederhana sehingga memudahkan untuk mewujudkan segala sesuatunya menjadi mungkin dilaksanakan, mungkin diwujudkan dan mungkin untuk dicapai

Sebuah artikel di www.careerplanning.about.com, yang berjudul Writing a Career Action Plan menggambarkan rencana aksi sebagai sebuah ”peta” yang membantu kita untuk berangkat dari titik A -kondisi saat ini, ke titik B-target yang ingin kita capai di masa depan. Peta (rencana) ini juga membantu kita melewati titik B untuk mencapai titik C, D, E dan seterusnya sampai kita dapat mewujudkan cita-cita kita di titik Z.

Kembali kemasalah QA. Proses QA mengidentifikasi hal-hal yang telah dicapai (areas of achievement) dan prioritas-prioritas peningkatan mutu (quality improvement); memberikan data untuk pengambilan keputusan berbasis data; dan membantu membangun budaya peningkatan mutu berkelanjutan.
Data pada putaran 1 menunjukkan yang mengumpulkan tepat waktu sebesar : 37,5 % & yang mengalami kesulitan pembuatan Rencana Aksi 1 mencapai 55,55%.
Perubahan-perubahan tindakan apa yang terjadi menjelang dan selama pelaksanaan lokakarya putaran 2 guna menaikkan prosentase pengumpulan tepat waktu dibandingkan putaran 1 ?
Perubahan perubahan tindakan itu mencakup :

1.Pengiriman Tugas Pengembangan 1 Minggu Sebelum Pelaksanaan Lokakarya Putaran 2
Tugas pengembangan yang ada dalam Unit-Unit Modul yang akan diberikan pada putaran 2 telah dikirimkan 1 minggu sebelum pelaksanaan lokakarya melalui email. Hal ini dimaksudkan dengan harapan :
a.Agar sebelum pelaksanaan sudah ada gambaran tentang tugas yang akan diberikan.
b. Apabila kurang jelas akan dipertanyakan dalam pembahasan materi.

2.CC Menyiapkan bahan presentasi Rencana Aksi
Dalam mempersiapkan dan melaksanakan lokakarya putar- an 2, dalam persiapan dan pelaksanaannya CC sudah dibantu dua orang panitia sehingga mempunyai waktu dan kesempatan untuk mempersiapkan materi lebih baik.
Materi yang ditampilkan menyangkut :
a.Korelasi Rencana Aksi dengan QA & QI
b.Proses QA & QI dalam pengelolaan anggota yahoo grup klaster 5.
c.Data pencapaian prosentase pengumpulan rencana aksi yang mencapai 37,5%.
d.Data kesulitan dalam penyusunan rencana aksi yang mencapai 55,5%.
e.Cara mengirim e-mail dan tembusan ke klaster 5
f.Upaya-Upaya yang telah dilakukan guna menaikkan prosentase pengumpulan rencana aksi

3.CC memanggil perwakilan LM & QA untuk Diskusi Rencana Aksi
Disela-sela waktu istirahat CC mengundang perwakilan dari lembaga, terkait dengan penyusunan rencana aksi. Pola yang digunakan adalah face to face dengan menggunakan media laptop. Pola yang dikembangkan bukan untuk mengajari, tetapi untuk diskusi dan menyamakan persepsi.
Data lembaga & peserta yang diundang adalah sebagai berikut : 1. LPMP Papua, Pak Bleskadit & Pak Adrian 2. LPMP Malut, Pak Rahmad & Bu Wilsa; 3. LPMP Bali Pak Abdi; 4. LPMP Jatim Pak Muhyidin; 5. LPMP NTB, Bu Anggraeni; 6. BDK Surabaya, Bu Ana; 7. LPMP NTT, Pak Mul; 8. BDK Denpasar . . . saya lupa

4.Fasilitator Memaparkan tentang Tugas Pengembangan
Dalam putaran 2 terkait dengan tugas pengembangan ada perubahan dibandingkan dengan putaran 1. Pada putaran ke 2 ini fasilitator menampilkan tayangan tentang Tugas-Tugas Pengembangan dan memberikan waktu kepada peserta untuk menanyakannya. Namun, ketika sesion ini dilaksanakan dan penulis berada di ruang LM, ternyata tidak ada satupun yang mempertanyakannya. Kita berpikir positip saja, bahwa semua peserta di LM sudah memahami tentang 5 tugas pengembangan.
Pertanyaannya, apakah perubahan-perubahan tindakan itu membawakan hasil ? Dari data yang ada, pada putaran 2, yang tepat mengirimkan rencana aksi tepat waktu mencapai : 68,75%. Sementara di putaran 1 hanya mencapai 37,5%.
Yang belum mengumpulkan tinggal LM LPMP Papua, LM & QA BDK Surabaya serta LM & QA LPMP Jatim. Terakhir dihubungi (SMS) Selasa (23 Juni 2009) jam 10 Wita, LM LPMP Papua sementara dikerjakan namun petugas yang mengirimkan email masih sakit. LM & QA BDK Surabaya sementara dikerjakan dan berupaya hari ini mengirimkan email. LPMP Jatim, masih tetap mendendangkan lagu tahun 80-an, yaitu : “Aku masih seperti yang dulu . . . “. Maksudnya apa ? belum ada jawaban.

Seperti telah diuraikan diatas, bahwa pak John menghadiahkan gelas yang istimewa yang ada tulisannya : "Quality is Every Body’s Bussiness". Menurut hemat saya, ada pesan terselubung pemberian pak John itu. Maknanya apa? Bahwa kualitas adalah milik setiap orang. Kita di semua LPMP tidak asing dengan istilah Continouns Improvement. Karena istilah ini sangat lekat dengan SMM ISO. Continouns Improvement mengandung makna peningkatan berkelanjutan. Untuk meningkat, kita harus berani secara terbuka mengidentifikasi kekurangan-kekurangan ataupun kesalahan-kesalahan. Kesalahan bukanlah suatu aib yang mesti ditutup-tutupi. Justru ketika kesalahan ditutupi, Continouns Improvement tidak terjadi, tidak punya sensitivitas untuk Quality Assurannce.
Gelas yang bertuliskan "Quality is Every Body’s Bussiness" mengandung pesan yang terselubung agar sikap hidup yang berorientasi pada kualitas dapat terinternalisasi pada diri kita, baik untuk lingkungan keluarga, lingkungan sosial dan di lingkungan kantor. Ketika orientasi kepada mutu, maka seharusnya tidak boleh berpola pikir apa adanya, tidak boleh berpikir seadanya & tidak boleh melaksanakan dengan asal-asalan. Yang penting jadi. Yang penting selesai. Yang penting sudah dipertanggung jawabkan. Yang penting sudah dillaporkan. Menurut saya bukan . . ., bukan itu . . .

Gelas yang bertuliskan "Quality is Every Body’s Bussiness" diberikan kebanyakan pada peserta yang lembaganya bernama mentereng yaitu Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan. Sebuah nama besar yang sudah sepantasnya dan sepatutnya untuk tetap dibesarkan oleh insan-insan yang berada di dalamnya untuk bersikap, berpola pikir dan berperilaku yang berkualitas. Sehingga lagu wajibnya bukan lagi lagu : “Aku masih seperti yang dulu . . . “.